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【高科技辦公室裝修規劃2020】語音聲控空間能帶來效率嗎?

過去,當人們設想未來技術時,想到的是聲控空間。90年代的情景喜劇《老友記》中,有一個百萬富翁電腦大亨的角色。他的成功的生活方式有一部分就包括走進房間就能讓燈光亮起來,或者只要“告訴”他的視頻電話就可以與世界另一端的人進行聯繫。

如今,支持語音的虛擬助理不再是百萬富翁的專利。Alexa、谷歌助手和Siri已成為全球成千上萬個家庭日常生活的一部分。從用你最喜歡的播放列表叫醒你,到幫你關掉廚房忘關的燈——方方面面都能做到。現在,語音助手也開始走進辦公室。

下面讓設計師來了解一下語音系統如何提高辦公空間的效率,以及它們對現代辦公室設計的影響。

案前工作

想象一下,你正在看一份很長的報告,遇到一個不熟悉的術語。於是,你打開了瀏覽器進行查找。這時,一篇有趣的新聞文章引起了你的注意,你想轉發給同事。打開郵箱后,你又看到幾封需要處理的新郵件。這樣,等你查到你想要的信息時,你的注意力已經完全被分散,無法專心看報告了。

像交叉核對數據、設置提醒或填寫時間表這樣的小任務可能會非常耗時,還會打斷你的思路。為了解決這個問題,辦公室越來越傾向於選擇多模式工位,視覺和聽覺的輸入方法對於這些工位都同樣有用。支持語音的工位不僅可以讓員工使用簡單的命令執行重要的任務,還可以主動提醒員工重要事項,自動執行重複任務,並根據員工的習慣提供直觀的解決方案。

因此,辦公室設計的趨勢正在轉向聲學優化的工位,在員工提供他們的聲音數據的同時,也能保證隱私。大多數公司還會提供與公共工作區域分開的空間,員工在這裡可以在不打擾同事的前提下使用語音助手。

微軟,台北

辦公桌以外

銷售和業務開發人員經常需要離開辦公桌,從一個會議趕往另一個會議。在與客戶或新主管會面之前,他們可能需要再梳理一些背景信息。這類信息的收集時間通常有一定的跨度,一般會分散在各個電子郵件收件箱、聊天應用程序、以前的會議記錄和個人筆記中。

要找到相關的意見或數據可能會是一個很大的挑戰,尤其是在開車或時間緊迫的情況下。現代的公司開始為這些員工配備免提、聲控的解決方案。 Tact.ai就是這樣一個系統,為人們提供了一種在移動中進行信息交互的新方式。 它可以調取研究信息,篩選電子郵件,查找客戶意見,挖掘數月的銷售歷史記錄—— 無需員工手動操作應用程序。

會議

問一下普通的辦公室職員,他們就會告訴你,開會有多麼令人沮喪。根據美國的一項研究,人們平均每周花費5小時3分鐘開會,為會議做準備也要花費差不多的時間(4小時15分鐘)。更重要的是,70%的員工反映,他們每天都要浪費15分鐘的時間,僅僅是為了找個地方開這些會議!

ServiceNow新加坡辦公室擁有領先潮流的會議室。先進的客房預訂系統使他們的員工能夠減少在後勤安排上浪費寶貴的時間。會議室裝置了電話會議設備,以盡量減少連通性問題。

ServiceNow,新加坡

通過將語音技術集成到會議空間中,可以進一步減少效率低下的問題。利用Alexa for Business等解決方案,人們只需命令語音助手“開始會議”——就可以等待它輸入相關密碼,連接視頻系統以及接通電話。未來,技術支持的會議室還將同步聲控交互式白板,後者可以作筆記、記錄會議記錄、創建翻譯,以及向與會者發送提醒。

辦公室IT和運營管理

語音技術在工作空間的運行和管理方面非常有用。支持物聯網的辦公室已經開始通過根據佔用情況調整光照和溫度控制來幫助管理資源。這離實現幫助自動安全檢查、進行維護檢查以及訂購辦公用品只有一步之遙了。

IT經理也可以使用語音助手辦理新員工入職、排除系統故障以及進行更新。人工智能和自然語言處理使員工能夠管理自己的設備。如果出現任何技術問題,他們可以讓語音助手發現並修復故障,而不必聯繫IT團隊。

技能工作

對於不是從事典型的辦公室工作的專業人士來說,聽覺交互會是一個天大的福音。想想外科醫生、工廠工人、廚師或職業運動員——他們都在高壓力環境中工作,技能至關重要,哪怕是一秒鐘的分心,後果可能都不堪設想。

醫院、工廠和其他以技能為導向的工作場所開始認識到語音助手所帶來的便利,即無需手動干預就可以調出數據、讀取統計數據或在線搜索重要信息,它們也正在將其融入到工作空間的設計中。

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