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【遠程協同辦公防疫】2021疫情期間居家辦公的正確姿勢

【遠程協同辦公防疫】2021疫情期間居家辦公的正確姿勢

(本篇文章為2021年更新版)

如今為了安全,很多企業都選擇了遠程協同辦公甚至居家辦公的模式,我覺得可以把自己的經驗和體會分享下,如何能讓居家辦公效率更高,體驗更好。

入正題前,提提大家,先記得要做好家居防疫措施,身體健康比工作環境重要。若你間中要回辦公室,也記得要做好辦公室防疫措施

合理安排時間,營造辦公氛圍

【遠程協同辦公防疫】2020疫情期間居家辦公的正確姿勢時間規劃
合理安排時間,營造辦公氛圍

集中辦公效率高,不僅是因為員工要準時打卡,更是因為很多無形的因素組合在一起形成的,尤其是周圍的同事都在工作,自然而然形成了專心工作的辦公氛圍。

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如今大家都相互隔離,很難形成一起幹活的辦公氛圍,在這種相互之間不影響的情況下,辦公效率如何呢?不同生活狀態,不同的工作內容,這個問題的答案並不一樣。

年輕人,尤其是單身的碼農,在家裡寫代碼的效率往往比在單位還要高,不用在上下班的路上奔波,也沒有雜七雜八的事情打擾,自由自在的狀態下靈感迸發激情四射,可以在工作中保持良好的精神狀態。

但對於大多數人來說,辦公環境更複雜而混亂,尤其是有娃的家長,最近要奔波於家務和工作之間,苦不堪言。

【遠程協同辦公防疫】2020疫情期間居家辦公的正確姿勢時間規劃
有娃的家長,奔波於家務和工作之間,苦不堪言。

我的經驗是:能否高效辦公主要取決於自己主觀上的工作狀態。除了因人而異的自覺性、主動性和耐性之外,辦公氛圍營造程度是影響工作狀態的關鍵。

居家辦公最好是有一個相對獨立的空間,這樣有助於聚焦注意力;條件達不到的話,就盡量接近常規的辦公氛圍,包括自己的妝容、坐姿、辦公用品等,避免在床上或者沙發上等舒適的位置工作。總之,平時辦公室越生活化越舒適,而在這種非常情況下,居家辦公的環境越像辦公室,工作狀態越好。

還有一點很重要。居家辦公是很難長時間保持專註的,所以需要根據自己的工作內容以及居家辦公的特點,讓工作狀態做到張弛有度。通常情況下,這種主動性的調節靠時間合理安排。

我的經驗是:把工作時間切割出完整時段和碎片化時間兩種類型,其中完整時段優先安排會議討論等協同性強的工作;剩下的完整時段用於研究、思考和學習;將碎片化的時間用來處理事務性事情。這樣完整的時段可以專註工作,再與碎片時間有機結合,也可以形成有效的辦公氛圍。

所以說,如果做好時間規劃和工作安排,不要說居家辦公了,就是居家辦公的效率未必比集中在辦公室低,因為辦公的時間可以更長,環境更放鬆,可以自主騰挪的空間更大。反之,如果時間安排得不合理,辦公氛圍營造得不夠,生活和工作完全攪在一起互相干擾,你會覺得比上班還累的。

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高效協同辦公,節約IT資源

【遠程協同辦公防疫】2020疫情期間居家辦公的正確姿勢時間規劃
高效協同辦公,節約IT資源

前面介紹了,在每天的時間表裡,優先級最高的是與同事協同辦公時段,主要是會議、交流討論等活動。這些活動是多人參與,而且交互性比較強,如果高效就是節約自己和大家的時間,反之就是極大的浪費。

遠程協同辦公的效果往往不如現場會議,最主要的原因就是多人發言而導致相互影響干擾,還有就是在協同過程中,由於信息顯示不完整以及通信延遲等原因,無法準確地判斷發言者及其表達的內容。

這方面我的經驗是一些小技巧:

  1. 發言的時候先自報家門,然後盡量用一整段話完整地表達自己的觀點,避免你一言我一語的交互式討論。
  2. 確實需要交互式的討論,其他與會者就要控制住自己發言的衝動,等到兩個人討論之後再表達。
  3. 會議的主持者非常重要,要掌控好節奏和秩序,還要兼顧時間和與會者的參與程度,主持難度比現場會議大多了。
  4. 遠程協同辦公非常耗神,無法是發言還是聽會都不輕鬆,所以這種協同辦公的時間不能太長;如果是多個議題,中間就要留一些休息的時間。居家辦公的環境不能和辦公室比,專註度很難長時間保持,所以協同辦公必須拒絕拖沓冗長,不是特別必要的就先緩緩吧。
【遠程協同辦公防疫】2020疫情期間居家辦公的正確姿勢時間規劃
遠程協同辦公的效果往往不如現場會議

如今的通信基礎設施已經非常發達,無論身在何地,都具備非常不錯的通信條件;而且各種居家辦公的軟件也開發出了各種應用。那是不是意味着,遠程協同辦公是不是不用考慮基礎設施資源的問題?

我的經驗是:基礎設施以及協同辦公的資源,能省盡量省,可用就好,不必追求時髦。能用線上對話解決,就不打電話。能用電話解決,就不開電話會。能用電話會議解決,就不開視頻會。

這種節約並不是摳門,而是越簡單的方式佔用資源越少,穩定性也越強,體驗也不差。 很多協同辦公的工具,從某個維度看可能體驗更好,比如視頻會議讓大家更有親近感。但是視頻如果頻繁卡頓,或者由於某個接入用戶的網絡質量差,而把一個會搞得磕磕巴巴,那實際上降低了工作效率。

【遠程協同辦公防疫】2020疫情期間居家辦公的正確姿勢時間規劃IT資源
節省了IT資源,有助於更順暢地工作。

再舉一個例子:在內網工作時喜歡採用頻繁交互的方式開發編程。但在外網遠程工作時,每登錄一次都需要通過嚴格的安全認證等一系列操作,這種情況下就需要改變自己的習慣,把頻繁交互的工作模式變為兩階段提交。這樣一方面是節省了IT資源,更重要的是減少了”做一個動作等半天”的情況發生,有助於更順暢地工作。

總之,如今是非常時期,居家辦公工具簡單可用有效就好,不一定用到那麼多花樣。先解決有還是沒有的問題,之後才是完善優化和升級,對於大多數企業來說,剛剛體驗遠程協同辦公的時候,別想太多。

結語

大部分企業還處於”暫停”狀態。那麼這種情況下適合做什麼呢?

目前絕大部分企業還處於”暫停”狀態。那麼這種情況下適合做什麼呢? 培訓是磨刀不誤砍柴工,蒙眼狂奔已久,現在被迫停下來,正好可以調整隊形,組織員工進行知識和能力的補充,為接下來的發展積蓄力量。

培訓的內容可以分成標準化培訓和互動性培訓,前者適合網課,把課程錄下來放在網上,便於學員利用碎片時間反覆學習和理解。後者適合進行尖端前沿知識的傳播,當時沒聽懂的再通過各種線上渠道答疑,達成充電的效果。

【遠程協同辦公防疫】2020疫情期間居家辦公的正確姿勢時間規劃
調整隊形,組織員工進行知識和能力的補充,為接下來的發展積蓄力量。

這個時間組織對此前工作的復盤反思,也是非常不錯的。相互隔離的狀態,有利於培養人的獨立思考能力,可以先介紹成功或者失敗的案例,然後再組織團隊成員進行分析和探討,休戰期練兵,重新作戰時更有戰鬥力。

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